Popis služby
Vzdálené jednací místo (VJM) je systém pro vzdálenou komunikaci mezi správcem a jeho klientem. Umožňuje videokonferenční hovory, předkládání a podepisování dokumentů klientem. Umožňuje také skenování dokumentů klienta a odesílání správci. Systém umožňuje realizaci přezkumného jednání správce s dlužníkem.
Klient nemusí a ani nemůže, obsluhovat technické prostředky VJM. Vše ovládá dálkově správce ze svého počítače pomocí software pro vzdálenou správu AnyDesk bez asistence třetích osob.
Klient pouze sleduje na obrazovce předkládané dokumenty a na výzvu správce je může pomocí speciálního podpisového tabletu podepsat . Dále může vkládat do skeneru dokumenty určené správci (např. občanský průkaz, výplatní pásky, atd.). V případě že klient není schopen dokument do skeneru vložit, může zavolat stiskem tlačítka obsluhu, která mu poradí případně pomůže.
Popis Vzdáleného jednacího místa (VJM)
Systém se skládá z dvou obrazovek.
Menší umístěná vlevo slouží k videokomunikaci mezi klientem a správcem pomocí komunikačního software Skype společnosti Microsoft.
Větší obrazovka vpravo zobrazuje předkládané dokumenty ve formátu pdf, pomocí software Acrobat Reader společnosti Adobe.
Podpisový tablet umožňuje podpis dokumentů v Acrobat Readeru klientem.
Tiskárna zajišťuje výstup dokumentů v papírové formě pro potřeby klienta.
Skener poskytuje možnost posílat dokumenty klienta ke správci.
Potřebný software a nastavení na straně správce
Zřízený přístup do úložiště dokumentů. Jak požádat je uvedeno zde.
Komunikační klient Skype s platným účtem. Podrobnosti zde.
SFTP klient pro přenos dokumentů z počítače správce do úložiště a zpět. Doporučujeme WinSCP pro Windows, nebo FileZilla pro jiné operační systémy.
Program pro vzdálené ovládaní plochy, AnyDesk
Příprava na jednání s klientem
Obsluha VJM na základě rezervovaného termínu správcem zavolá z komunikační obrazovky přes Skype, správci.
Správce má již připraveny potřebné dokumenty v úložišti v adresáři "K_jednani", případně je tam teprve nakopíruje. Jak to udělat je popsáno zde .
Správce následně pomocí nainstalovaného softwaru pro vzdálené ovládání AnyDesk, provede připojení k VJM, které obsluha
přijme a potvrdí.
Správce se v systému přihlásí pomocí programu "Priprava_dat" a ten následně provede transfer dokumentů z úložiště do paměti VJM
Obsluha zkontroluje správnou funkci obou obrazovek a zkontroluje dostatek papírů v tiskárně.
Následně uvede dlužníka a místnost opustí.
Obsluha zapíše do deníku datum a čas zahájeného jednání.
Probíhá jednání
Obě strany jednání,komunikují přes video kanál Skype a správce pomocí softwaru pro vzdálené ovládání předkládá jednotlivé dokumenty k nahlédnutí klientovi v Adobe Readeru. Dlužník může potvrdit souhlas s daným dokumentem podpisem, pomocí podpisového tabletu, který vytvoří elektronický podpis s biometrickými znaky.
Správce může dokumenty pro klienta vytisknout na tiskárně, která je umístěná v VJM.
Správce také může přijímat dokumenty klienta pomocí skeneru, kterým je VJM také vybaveno. Skener ovládá správce, klient pouze vkládá dokumenty do zařízení.
Jednací místnost je vybavena přivolávacím tlačítkem, které může klient v případě technických či jiných problémů použít. V případě problémů na straně správce je k dispozici telefonní kontakt na obsluhu.
Ukončení jednání
Po ukončení programu Adobe Reader, systém automaticky nakopíruje podepsané dokumenty z VJM (včetně případných souborů ze skeneru) zpět do úložiště, do adresáře Vyřízeno, kde založí adresář který má v názvu pracoviště, datum a čas.
Správce poučí klienta, že má přivolat obsluhu pracoviště stiskem přivolávacího tlačítka (ještě není nainstalováno).
Následně přijde obsluha, zkontroluje jednací místnost a vyprovodí klienta z jednací místnosti.
Během toho si správce stáhne podepsané dokumenty z úložiště do svého počítače a zkontroluje, že podepsané dokumenty jsou v pořádku uloženy v jeho počítači. Program "Priprava_dat" ukazuje počet nakopírovaných souborů zpět do úložiště, stiskem libovolné klávesy je ukončena jeho činnost.
Správce vymaže dokumenty ze systému VJM opětovným spuštěním programu "Priprava_dat" na ploše VJM , případně dá pokyn obsluze aby tak provedla. Při každém spuštění programu "Priprava_dat" jsou jakékoliv dokumenty z VJM nevratně smazány.
Správce se odpojí od ovládání VJM.
Obsluha se správcem sdělí čas ukončení jednání, které zapíše do deníku a přeruší spojení Skype.
Obsluha uvede celé pracoviště do výchozího stavu.